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En un paso decisivo hacia la modernización administrativa, la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile llevó a cabo el pasado lunes 26 de enero el taller "Transformación Digital en la Gestión Administrativa", en la sala de computación del anexo de la Biblioteca. La actividad que se extendió por 4 horas, dirigida exclusivamente al cuerpo de secretarias, tuvo como objetivo central desmitificar el uso de la Inteligencia Artificial (IA) y convertirla en una herramienta práctica para el día a día.
El taller, organizado y promovido por el profesor David Vásquez Velásquez, académico del Departamento de Química Farmacológica y Toxicológica, no se centró en la teoría compleja, sino en la aplicación directa y el desarrollo de competencias digitales avanzadas. Bajo la premisa de que "la IA no viene a reemplazar a las personas, sino a acelerar sus capacidades", las asistentes trabajaron en tiempo real con herramientas como Gemini y el entorno de edición Canvas.
Un taller integral: de la edición de textos a la automatización
La jornada destacó por su enfoque práctico, donde las participantes exploraron diversas funcionalidades críticas para la labor administrativa moderna:
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Edición Avanzada: uso de IA para la edición de documentos y textos, refinando el tono y la estructura de manera instantánea.
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Investigación Ágil: búsqueda de información en la web para su incorporación rápida en documentos oficiales, asegurando datos actualizados y relevantes.
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Gestión de Normativas: análisis de reglamentos y decretos universitarios para garantizar que cada documento cumpla con la normativa vigente.
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Comunicación Visual: tratamiento de imágenes mediante IA para la generación de infografías destinadas a diarios murales y comunicaciones internas.
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Gestión de Agendas: extracción inteligente de nombres y fechas desde diversos formatos para la incorporación ágil de eventos en Google Calendar, automatizando la programación de recordatorios y compromisos institucionales.
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Gestión de Compras: comparación y análisis crítico de cotizaciones, permitiendo un análisis de costos más eficiente para la toma de decisiones administrativas.
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Automatización de Procesos: extracción de información desde páginas web para la automatización del envío de correos masivos personalizados, optimizando la comunicación con el cuerpo académico y estudiantil.
La perspectiva humana como clave del éxito
Uno de los puntos más destacados de la jornada fue el cambio de paradigma sobre la tecnología. Durante el taller, se hizo énfasis en que lo relevante hoy en día no es la potencia de la máquina por sí sola, sino la perspectiva experta de quien la maneja.
"Lo que nos llevamos hoy es la certeza de que nuestro criterio, conocimiento de la cultura de la Facultad y sensibilidad ante los casos estudiantiles son irremplazables. La IA es simplemente el motor que nos ayuda a aplicar ese expertise sin ahogarnos en la burocracia", comentaron asistentes al finalizar la sesión.
Acelerando la gestión de la Facultad
La implementación de estas herramientas promete un impacto inmediato en la eficiencia. Tareas que antes consumían horas de trabajo manual ahora pueden gestionarse en minutos, permitiendo que el equipo administrativo dedique más tiempo a la gestión estratégica y a la atención de calidad.
Una iniciativa con proyección a futuro
La actividad fue recibida con gran entusiasmo y una alta participación. Ante el éxito de la convocatoria y la rapidez con la que avanza la tecnología, el Prof. Vásquez y el equipo organizador confirmaron el compromiso de repetir esta instancia al menos una vez por semestre.
"El objetivo es mantener a los funcionarios actualizados. Esto no termina hoy; queremos abordar nuevos desafíos semestralmente para aumentar progresivamente el nivel técnico de nuestras secretarias y asegurar que la Facultad se mantenga a la vanguardia en gestión universitaria", concluyó la organización.
Con iniciativas como esta, la Facultad reafirma su compromiso no solo con la excelencia académica, sino también con el crecimiento profesional y la calidad de vida laboral de sus funcionarias y funcionarios.
Visión de las asistentes
Para Cecilia Pinchetti, secretaria de Decanato, “la clase de IA, fue una experiencia muy positiva y pertinente para mi labor administrativa, el profesor nos dio una visión clara en 4 horas de esta nueva tecnología, la cual valoro por el impacto que representa para nuestro trabajo cotidiano, también agradezco sinceramente al profesor Vásquez la claridad de su exposición y el enfoque práctico que le otorgó a la clase y también su compromiso para un segundo taller con nuestro estamento. En resumen, la clase de IA fue altamente valorada por todas las secretarias que asistimos”.
Según Nahara Escaida, administrativa de Biblioteca “el curso de Inteligencia Artificial, dictado por el profesor David Vásquez, me pareció muy interesante y útil, porque logra aterrizar conceptos complejos a herramientas que se pueden utilizar en aplicaciones prácticas en distintos ámbitos. Además, la metodología utilizada permitió combinar teoría con ejemplos concretos. Me resultó especialmente valioso el enfoque en casos reales, ya que mostró cómo estas tecnologías están transformando áreas como la salud, la educación y los negocios”.
Myriam Hormazábal, secretaria del departamento de Bioquímica y Biología Molecular, dirigiéndose al académico, señaló: "Muchas gracias estimado profesor, por la iniciativa de realizar este curso de Inteligencia Artificial para nosotras las secretarias. Se nota el interés suyo en apoyarnos y en hacer nuestro trabajo más ágil y útil para la facultad. Valoro mucho que se piense en nuestra capacitación y sería aún mejor si en el futuro pudiéramos contar con más tiempo para aprovechar al máximo estas herramientas”.
Finalmente, Guisela Muñoz, coordinadora administrativa de la Subdirección de Educación Continua, destacó que lo aprendido en el taller sobre IA constituye una valiosa herramienta para automatizar procesos, especialmente ante el crecimiento de los programas, lo que impulsa la mejora continua y se refleja directamente en la satisfacción de los clientes.
